Déclaration des voyageurs : qui la fait et dans quel délai

C'est l'obligation que le plus grand nombre de propriétaires ignore, précisément parce qu'elle ne se manifeste nulle part tant que rien ne tourne mal. Ce guide répond aux trois questions qui comptent : qui déclare, dans quel délai, et quoi conserver.

Qui doit déclarer les voyageurs ?

Le titulaire de l'enregistrement d'alojamento local. Autrement dit le propriétaire inscrit au Registo Nacional de Alojamento Local, et non l'entreprise qui fait le ménage, l'accueil ou la gestion de l'annonce.

C'est souvent mal compris lorsqu'une société de gestion intervient. Elle peut relever les données à l'accueil et les saisir dans le système au nom du propriétaire, avec un accès accordé par celui-ci. Ce qui ne se produit pas, c'est le transfert de la responsabilité : devant la loi, c'est le titulaire de l'enregistrement qui répond.

Quels voyageurs sont concernés ?

Les ressortissants étrangers. Les voyageurs de nationalité portugaise ne sont pas soumis à l'obligation de déclaration.

En pratique, nous recommandons de consigner en interne tous les voyageurs, portugais compris. Non par obligation légale, mais parce que c'est ce relevé qui permet de répondre à une plainte de voisinage, à une demande de la mairie ou à un litige avec la plateforme sur le nombre réel d'occupants.

Dans quel délai ?

Dans le délai légal prévu, compté à partir de l'entrée du voyageur. C'est pourquoi le moment de relever les données est le check-in, et non la fin du séjour : relever à la fin revient à déclarer hors délai.

Si vous utilisez une boîte à clés plutôt qu'un accueil physique, le relevé doit être organisé autrement — formulaire avant l'arrivée, ou collecte par la plateforme lorsqu'elle le permet. Il n'y a pas d'accueil physique sans relevé possible, mais il y a des boîtes à clés sans aucun relevé : c'est là que la faille apparaît.

Quelles données relever

La date de naissance sert deux obligations distinctes qu'il vaut mieux ne pas confondre : la déclaration des voyageurs, et le calcul de la taxe de séjour, dont l'âge minimum varie d'une commune à l'autre — 13 ans à Almada et Sesimbra, 19 à Setúbal. Voir le guide Taxe de séjour au sud de Lisbonne.

Articulation avec le RGPD

Les données de voyageurs sont des données personnelles. Trois règles simples :

1. Ne relever que le nécessaire. Une photocopie intégrale du passeport conservée indéfiniment n'est pas proportionnée.
2. Conserver le temps nécessaire au respect de l'obligation légale et des obligations comptables, pas au-delà.
3. Ne pas partager ces données avec des tiers pour une autre finalité — ni avec l'entreprise de ménage, ni pour des communications commerciales.

À vérifier aujourd'hui

1. Confirmez que le titulaire de l'enregistrement est bien qui vous croyez, et que l'adresse de l'enregistrement est exacte.
2. Vérifiez que le relevé des données a lieu à l'entrée, pas à la sortie.
3. Si vous utilisez une boîte à clés, confirmez qu'un mécanisme de relevé existe avant l'arrivée.
4. Conservez le justificatif de chaque déclaration au même endroit que l'enregistrement RNAL et l'attestation d'assurance. Lors d'un contrôle, les trois sont demandés ensemble.