Comunicação de hóspedes: quem tem de a fazer e em que prazo

É a obrigação que mais proprietários desconhecem, precisamente porque não se manifesta em lado nenhum enquanto nada correr mal. Este guia responde às três perguntas que importam: quem comunica, em que prazo, e o que guardar.

Quem tem de comunicar os hóspedes?

O titular do registo de alojamento local. Ou seja, o proprietário que consta do Registo Nacional de Alojamento Local, e não a empresa que faz a limpeza, o check-in ou a gestão do anúncio.

Isto é frequentemente mal compreendido quando existe uma empresa de gestão pelo meio. A empresa pode recolher os dados no check-in e pode introduzi-los no sistema em nome do proprietário, com acesso concedido por este. O que não acontece é a transferência da responsabilidade: perante a lei, quem responde é o titular do registo.

Que hóspedes estão abrangidos?

Os cidadãos estrangeiros. Os hóspedes de nacionalidade portuguesa não são abrangidos pela obrigação de comunicação.

Na prática, recomendamos registar internamente todos os hóspedes, incluindo os portugueses. Não por obrigação legal, mas porque é esse registo que permite responder a uma reclamação de vizinhança, a um pedido da câmara municipal ou a uma disputa com a plataforma sobre o número real de ocupantes.

Em que prazo?

No prazo legal previsto para a comunicação, contado a partir da entrada do hóspede. É por isso que o momento de recolher os dados é o check-in, não o fim da estadia: recolher no fim significa comunicar fora de prazo.

Se usa caixa de chaves em vez de check-in presencial, a recolha tem de estar montada de outra forma — formulário prévio à chegada, ou recolha pela plataforma quando esta o permite. Não há check-in presencial sem recolha possível, mas há caixa de chaves sem recolha nenhuma: é aí que a falha aparece.

Que dados recolher

A data de nascimento serve duas obrigações distintas que convém não confundir: a comunicação de hóspedes, e o cálculo da taxa municipal turística, cuja idade mínima varia de concelho para concelho — 13 anos em Almada e Sesimbra, 19 em Setúbal. Ver o guia Taxa turística na Margem Sul.

Como se articula com o RGPD

Os dados de hóspedes são dados pessoais. Três regras simples:

1. Recolher apenas o necessário. Uma fotocópia integral do passaporte guardada indefinidamente não é proporcional.
2. Conservar pelo prazo necessário ao cumprimento da obrigação legal e às obrigações contabilísticas, e não além disso.
3. Não partilhar os dados com terceiros para outra finalidade — nem com a empresa de limpeza, nem para envio de comunicações comerciais.

O que verificar hoje

1. Confirme que o titular do registo é quem pensa que é, e que a morada do registo está correta.
2. Verifique que a recolha de dados acontece à entrada, e não à saída.
3. Se usa caixa de chaves, confirme que existe um mecanismo de recolha antes da chegada.
4. Guarde o comprovativo de cada comunicação no mesmo sítio que o registo RNAL e o comprovativo de seguro. Numa fiscalização, os três são pedidos juntos.